Trong lĩnh vực pháp lý, dấu giáp lai đóng vai trò quan trọng như “chìa khóa” khẳng định tính pháp lý và hiệu lực cho các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm và cách sử dụng loại dấu đặc biệt này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất.
Dấu giáp lai là gì?
Vậy dấu giáp lai là gì? Đóng dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lai là con dấu được đóng vào lề trái hoặc lề phải của bộ tài liệu gồm hai tờ trở lên. Mục đích của dấu giáp lai là xác nhận tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn việc thay đổi hoặc làm sai lệch nội dung tài liệu. Việc đóng dấu này không chỉ giúp hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản mà còn đặc biệt quan trọng trong các tình huống tranh chấp trước tòa án.
Vai trò của việc đóng dấu giáp lai
Sau khi đã hiểu dấu giáp lai là gì, tiếp theo chúng tôi sẽ tìm hiểu về vai trò của việc đóng dấu giáp lai. Mặc dù pháp luật hiện hành không bắt buộc đóng dấu giáp lai, việc sử dụng dấu giáp lai vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tính nguyên vẹn và tính pháp lý của các văn bản, đặc biệt là những tài liệu hay văn bản có nhiều trang như văn bản hành chính và quy phạm pháp luật, hợp đồng,…
Khi nào cần đóng dấu giáp lai?
Như vậy, các trường hợp cần phải đóng dấu giáp lai là gì, chúng tôi sẽ giải thích trong phần này. Theo quy định pháp luật tại Điều 49 của Luật Công chứng năm 2014, việc đóng dấu giáp lai là bắt buộc đối với một số loại văn bản cụ thể, nhằm đảm bảo tính chính xác, nguyên vẹn và tính pháp lý của văn bản. Dưới đây là những trường hợp cần đóng dấu giáp lai:
Văn bản công chứng:
- Điều 49 của Luật Công chứng năm 2014: Nếu văn bản công chứng có từ 2 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự và dấu giáp lai phải đóng giữa các tờ nếu văn bản có từ 2 tờ trở lên.
- Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Khi đóng dấu giáp lai, cần đảm bảo ký và ghi đầy đủ họ tên, đóng dấu của tổ chức/cơ quan và ghi vào quyển sổ chứng thực.
- Đối với bản sao: Bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối và bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Bên cạnh đó, mỗi bản sao công chứng từ bản chính, hoặc nhiều bản sao công chứng từ bản chính được thực hiện cùng một thời điểm, sẽ được ghi chung một số chứng thực.
Văn bản khác:
- Theo Khoản 2 Điều 13 của Thông tư 01/2011/TT-BNV: Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa của mép phải văn bản hoặc phụ lục, sao cho một phần dấu in lên các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai có thể được đóng trên tối đa 5 trang văn bản.
- Thông thường: Dấu giáp lai được sử dụng cho các văn bản, hợp đồng hoặc giấy tờ có từ 2 trang trở lên, nếu văn bản được in 1 mặt và từ 3 trang trở lên nếu văn bản được in hai mặt.
Trên đây là những thông tin mà Bacom tổng hợp được giải thích về dấu giáp lai là gì và các trường hợp cần đóng dấu giáp lai theo quy định. Việc sử dụng dấu giáp lai đúng cách góp phần đảm bảo tính nghiêm túc và chuyên nghiệp cho các giao dịch và hoạt động pháp lý.
Cách đóng dấu giáp lai đúng quy định
Với những thông tin trên mà chúng tôi đã tổng hợp được, chắc hẳn bạn đã biết được các trường hợp cần đóng dấu giáp lai. Vậy quy định của đóng dấu giáp lai là gì? Việc đóng dấu giáp lai đúng quy định góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của tổ chức, cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai đúng quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
Vị trí đóng dấu:
- Dấu giáp lai được đóng tại khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, và bao phủ một phần của các trang giấy.
- Lưu ý: Không đóng dấu giáp lai vào phần lề của văn bản và dấu giáp lai phải bao phủ một phần nội dung của cả hai trang được đóng dấu.
Số lượng trang được đóng dấu:
- Mỗi dấu giáp lai chỉ có thể được đóng trên tối đa 5 tờ văn bản.
- Trường hợp văn bản có nhiều hơn 5 trang, thì mỗi dấu cách nhau khoảng 2 – 3 cm.
Yêu cầu về dấu giáp lai:
- Dấu giáp lai phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Nội dung trên dấu giáp lai phải bao gồm: Tên cơ quan hoặc tổ chức, quốc huy, tên nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Kích thước của dấu giáp lai phù hợp với nội dung và tầm quan trọng của văn bản.
Cách đóng dấu chữ ký theo quy định
Chữ ký là biểu tượng khẳng định trách nhiệm và tính pháp lý của người ký tên trên văn bản. Cho dù bạn đóng dấu giáp lai ở đâu, thì việc đóng dấu lên chữ ký sẽ góp phần bảo vệ chữ ký khỏi bị giả mạo, đồng thời tăng cường tính trang trọng cho văn bản. Dưới đây là hướng dẫn cách đóng dấu chữ ký đúng quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
Thứ tự đóng dấu:
- Luôn đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu trước chữ ký có thể dẫn đến nghi ngờ về tính xác thực của chữ ký.
- Tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký. Hành vi này có thể bị coi là giả mạo chữ ký và vi phạm pháp luật.
Vị trí đóng dấu:
- Dấu giáp lai cần phải phủ lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Vị trí này đảm bảo rằng chữ ký không bị tẩy xóa hoặc sửa đổi, đồng thời vẫn giữ được tính thẩm mỹ của văn bản.
- Không nên đóng dấu che khuất toàn bộ chữ ký hoặc đóng dấu quá xa chữ ký.
Nhìn chung, việc hiểu rõ về dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu giáp lai chuẩn không chỉ giúp bạn thực hiện các giao dịch, tài liệu một cách chính xác mà còn bảo vệ quyền lợi của bạn trong các tình huống pháp lý. Hy vọng qua bài viết này của chúng tôi, bạn đã nắm vững những kiến thức cần thiết để áp dụng đúng cách và hiệu quả.
